En México, hay un buen número de
aspectos que debes tomar en cuenta para iniciar un negocio y tener éxito, igual
si decides ser “free lance”.
Lo que aquí se expone no pretende
ser una fórmula de éxito, más bien es una guía para no naufragar en tanto trámite
y aspectos administrativos.
Si vas a iniciar tu negocio,
seguramente ya te cercioraste que tu producto o servicio tiene suficiente
demanda para darte utilidades. Aun así, se recomienda hacer un estudio del
mercado. Según la magnitud del proyecto
o negocio, pueden ser simples encuestas que den luz sobre la aceptación del
producto o un estudio más profundo con encuestas, “focus groups” y todas las
herramientas de la disciplina.
- Estudios previos
Bueno, si ya estás seguro que “vende”,
lo que sigue es el estudio financiero. Creemos que es uno de los más
importantes.
Puntos a considerar en el
estudio: Ventas mensuales, número de personas que trabajarán en el negocio para
determinar los sueldos a pagar, gastos fijos como luz, agua, predial, telefonía.
Deberás considerar todos los gastos
posibles, eso le dará mayor exactitud al estudio. Es importante considerar que
algunos gastos o inversiones sólo son por una vez, no corresponden a gastos periódicos. A través de este estudio se sabe en cuanto
tiempo se recupera la inversión, qué monto de pagos se deben asegurar cada mes, cuánto dinero quedará en la tesorería
del negocio y si habrá que hacer aportaciones adicionales. En resumen, el
primer estudio te dice si tu producto se vende, y el segundo te dice si es
rentable.
- Manual de Organización.
Es muy importante concebir o
tener una idea muy clara de la organización de tu negocio.
Deberás tener claro si habrá áreas,
departamentos, gerencias, direcciones y quien ocupara esas posiciones. Qué hará
cada titular y cómo lo hará son aspectos que deben quedar definidos en el MO.
Este paso es tedioso, pero evita muchos enredos posteriores. Todo es importante
pero principalmente debes definir quién manejará el dinero (tesorería, caja o
finanzas), si hay producción y ventas, deberás asignar a los más aptos para
cada función. Resumiendo el punto,
deberás definir el organigrama del negocio y enunciar exhaustivamente las
funciones, actividades y responsabilidades de cada puesto. También deberás
concebir la misión y visión del negocio, conceptos que junto con los valores,
son guías permanentes del actuar de las personas que forman el negocio.
- Constitución
Si no habrá empresa sino solo una
persona en calidad de empresario, estamos frente a lo que fiscal y
administrativamente se llama persona física. Aquí lo que procede es darse de
alta en hacienda, formalmente, a esto se le llama inscribirse al Registro
Federal de Contribuyentes. De acuerdo al negocio, en la inscripción se
determinará un régimen fiscal. (rif, actividad empresarial, actividad
profesional, etc.).
Si se trata de una empresa,
definir quiénes serán socios, porcentaje de inversión de cada uno, estatutos y
forma de administración.
En ambos casos, una vez teniendo
el R.F.C., se debe proceder a obtener una Firma Electrónica (FIEL) que
proporciona el Sistema de Administración Tributaria (SAT), en seguida se debe
solicitar un certificado de Sello Digital (CSD). La fiel es una firma para
autenticar cualquier trámite ante dependencias de gobierno, principalmente el
SAT, el CSD sirve casi exclusivamente para emitir facturas, es lo que le da
validez a estos documentos, a este proceso se le llama timbrar. No hay negocio
formal que no tenga que emitir aunque sea una vez, una factura, así que esto es
ineludible. Para hacer consultas y trámites menores ante el sat, se debe
tramitar algo llamado CONTRASEÑA. No confundir la contraseña de clave privada
que corresponde a la fiel con la contraseña a secas.
- Establecimiento
Si el negocio es de atención al
público habrá que gestionar una licencia de funcionamiento y tal vez una autorización
de protección civil, todo depende del estado o municipio. Tomar en cuenta también
las regulaciones sanitarias si se trata de un consultorio, farmacia, clínica,
etc.
Si hay trabajadores, estos deberán
ser afiliados ante el IMSS. Previamente el negocio o empresa deberá ser
inscrito a dicha institución. Todo esto lleva consigo la determinación y pago
de cuotas y aportaciones se seguridad social (atención médica, pensión y
vivienda) que se pagan mensual y bimestralmente.
- Tecnología.
Mucho depende del tipo de
negocio, pero el uso de la tecnología es algo que no debe descuidarse. Más bien
debe procurarse el aprovechamiento de lo que hay en el mercado. Si las
funciones requieren el uso de equipos de cómputo, estos deben ser de la mejor
calidad posible. Si hay vendedores en calle, deberán contar con teléfonos
celulares que permitan gestionar contactos, mensajería instantánea y correo
electrónico. Es lamentable que una persona lea sus correos electrónicos sólo
hasta llegar a su oficina o que no pueda o no sepa enviar mensajes de texto. Más
allá de las tendencias o modas, son herramientas que hacen dinámico el trabajo
y permiten ser competitivos. Si se interactúa con un equipo grande de personas
fuera de oficinas, se recomienda el uso de smartphones, tablets o lap tops,
cuentas de correo corporativas. Si se pretende ser un negocio serio, no se
recomienda el uso de Yahoo, Outlook u otras plataformas, no porque no sean
eficientes, sino porque se proyecta mejor imagen teniendo un dominio propio.
Las tecnologías de archivos
compartidos en la nube son de gran utilidad para equipos de trabajo que interactúan
con grandes cantidades de información.
El uso de gps, telefonía
satelital y otras herramientas sofisticadas pueden ser justificables si la
actividad lo requiere.
Aunque esto quedó definido en el
Manual de Organización, vale la pena
recomendar que para llevar la administración del negocio se escoja a una
persona con el perfil idóneo en cuanto a competencias y confiabilidad.
Debido a lo complejo de los
asuntos fiscales y de su importancia para CUALQUIER negocio, es imprescindible
contratar a un contador fiscalista. Más importante aún es tomarlo en cuanta en
la fase previa a la toma de decisiones estratégicas. Dado su conocimiento de la
legislación tributaria y de las normas contables, siempre aportará conceptos e
ideas que harán de las decisiones aciertos, o en el peor de los casos evitaran
costosos errores. Recordar que la contabilidad es una herramienta de control y
apoyo a la administración, y que el cumplimiento en el pago de impuestos es
algo inevitable, y que más vale hacerlo
bien para enfocar los esfuerzos en vender y obtener utilidades y no dedicarse a
atender auditorías, revisiones y aclaraciones.
Grosso modo, este es el panorama
que hay que enfrentar y atender al emprender y llevar al éxito a un negocio.
¡Suerte!
Equipo de Asesores
AT GESTION Y CONSULTORIA, S.C.
0155-56487784
04455-11997678
P.D. Llevar contabilidad es también una obligación.
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